RECORD RETENTION SCHEDULE

RECORD RETENTION SCHEDULE
Ada beberapa papers yang harus disimpan selamanya. Namun ada juga yang memiliki masa. Untuk mengatur manajemen perusahaan agar semakin mudah dalam pencarian maka ada suatu kebijakan yang sengaja dibuat untuk mengatur maslah ini.
Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan record yang mana yang masih perlu disimpan selama-lamanya dan jenis record yang mana yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.

PENGGOLONGAN RECORD
Menurut FX Sudjadi, penggolongan record sebagai berikut:
1. Record yang tidak penting (nonessential)
2. Record yang dapat dimanfaatkan (helpful)
3. Record yang penting (important)
4. Record yang sangat penting (vital)

RECORD YANG TIDAK PENTING
Yang dimaksud record tidak penting adalah record yang masa gunanya singkat. Misalnya; surat undangan.

RECORD YANG TIDAK DIMANFAATKAN
Yang dimaksud record ini adalah record yang masa gunanya hanya sementara., dan akan segera dimusnahkan jika sudah kadaluarsa. Misalnya; surat keterangan ijin/sakit.

RECORD YANG PENTING
Yang dimaksud record penting adalah record yang memiliki masa guna cukup panjang, sekitar 4-5 tahun. Oleh sebab itu record ini harus dimasukkan ke dlaam file yang telah disesuaikan denganb system manajemen yang ada. Misalnya; laporan keuangan.

RECORD SANGAT PENTING
Yang dimaksud record sanagt penting ini adalah record yang disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan tersebut. Misalnya; surat akte pendirian bangunan dan guna pakai.

filing

FILING Pada Sistem Pengelolaan Dokumen

Era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang menguasai konsep filing document management system, baik dengan metode manual ataupun dengan electronic process.
Dalam konsep tersebut kita dapat melihat bagaimana mengelola hard document (paper document) dan soft document (image document dan manual document). Pengelolaan image document (dokumen hasil scanning) dan manual document (dokumen hasil dari suatu aplikasi, seperti dokumen word processor, spread sheet dan presentation) sangat penting diterapkan dalam mendukung kebijakan management document berdasarkan standar ISO 9001:2001/2008.
Apabila konsep filing document management system sudah digunakan dengan baik dan benar dalam suatu organisasi, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga membuat image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.
Melalui pemikiran ini, paling tidak kita dapat mengetahui dan memahami konsep filing management system, faktor kunci keberhasilan filing management system, penerapan procedure dan prinsip-prinsip filing system, penerapan filing system berdasarkan standar ISO 9001:2000/2008, jenis-jenis filing tools system, konsep electronic filing system dan perangkat pendukungnya, konsep EDMS, konfigurasi dan ilustrasi prosesnya, penggunaan dari software aplikasi EDMS lengkap dengan penggunaan scanner dan printer serta melakukan proses penyelesaian studi kasus (hard and soft filing management)  berdasarkan departement masing-masing.